Рост через обучение. Как превратить собрания в возможности и преимущества

Многие из тех, кто работает в коллективе, терпеть не могут собрания. Причины у каждого свои — страх оказаться виноватым, боязнь плохих новостей, неуверенность, и даже простое «жалко времени». Но вместо того, чтобы ненавидеть встречи, как воплощение рабочих страхов, стоит обратить их себе на пользу — в качестве инструмента для личного роста и возможности разлечься.

Собрания: от ненависти к любви

Людям нравится думать, что собрания бесполезны и их нужно вычеркнуть из календаря, потому что они лишь забирают время (что вполне понятно). Поэтому, когда приходит внезапное сообщение об отмене собрания, все ликуют и сбрасывают напряжение с плеч. Какое облегчение! Весь день твой! Да и ладно, ничего, что готовился зря — свобода дороже.

Некоторые компаниии принимают точку зрения большинства — исключают встречи, как рудимент. Именно так сделала компания Shopify, беспрецедентно отменившая целых 322 000 часа регулярных собраний. Но те, кто против общих сборов, все-таки оказались с бо́льшими потерями, нежели приобретениями. Например, как часть верующих, лишившая себя регулярных встреч, а значит, коммуникаций, эмоциональной разгрузки и всех положительных моментов тоже.

И если плохие, вызывающие нестерпимую скуку сборища точно заслуживают прекращения, то другую часть — полезные и нужные встречи, терять жаль, т.к. потери окажутся существенно бо́льшими, чем приобретения.

Встречи: ключ к прорыву и сотрудничеству

Один лидер компании, когда делился своим опытом успеха, оценивал его примерно так: если вспомнить и проанализировать дни прорывных и судьбоносных решений, продвинувших вперед компанию, среди них точно не отыщется ни одной удаленной встречи в онлайне, которая бы определила ход событий. Переписка по электронной почте не принесла ни одного реального решения. Всё, что удалось сделать, было решено исключительно на очных встречах, при человеческом личном контакте.

Важно. Встречи и сегодня не утратили своей ценности, предоставляя уникальную возможность плодотворного обсуждения вопросов, как с группой коллег, так и «один на один» с партнером.

Сторонники сокращения количества совещаний часто ссылаются на общий рост продуктивности за счет освободившегося времени. Однако, как показывает практика, рост не всегда присутствует в реальности. Даже компания Zoom, которая ратовала за сокращение внутренних встреч, была вынуждена от этой политики отказаться, поскольку отсутствие живого общения стало тормозом в коллективной работе. Тимбилдинг онлайн также нужно применять с пониманием.

Возрождение практики совещаний

Проведение эффективных встреч — это искусство, которое, к сожалению, во многом утрачено. Настало время его возродить. Вот четыре тактики, которые в этом помогут:

1. Определите цель

Главный недостаток скучных совещаний — отсутствие четкой цели. Участники могут смутно понимать, что встреча нужна для обсуждения какой-то темы, но не осознают ее конкретной цели. Иногда встречи проводятся просто для того, чтобы те, кто их инициировал и подготовил чувствовали себя более продуктивными.

Важно. Всегда задавайте себе вопрос: зачем нужна эта встреча?

Цель встречи должна быть весомой, чтобы участники понимали, что их время ценят, и приходили на общий сбор с настроем на обучение и развитие.

В качестве причин для встречи могут быть:

• Обмен важной информацией
• Сбор отзывов
• Совместные тренинги, консультации крутых специалистов
• Решение проблемы
• Командообразующие игры для коллектива

Из четкой цели вытекает продуманная повестка дня, в которой будут обозначены темы для обсуждения, конкретные действия и предполагаемые результаты.

2 Обучение превыше всего

Существуют ситуации, когда встречи не просто желательны, а жизненно необходимы. Одной из таких ситуаций нужно считать обучение. Если встреча имеет целью передать новые знания или закрепить уже имеющиеся, она становится инвестицией в прогресс и успех команды.

Обучающие встречи и командообразующие игры для коллектива создают безопасную среду, где можно ошибаться, учиться на существующих в мировой практике навыках и приемах достижения успеха, практиковаться и получать обратную связь в режиме реального времени. Эти преимущества невозможно получить никаким другим способом.

Важность обучения настолько значительна — рассказал один из топ-менеджеров, — что для него пришлось оторвать торгового представителя от телефонного разговора, чтобы он смог присутствовать на тренинге по продажам. Он был недоволен, но руководитель понимал, если из-за этого он даже и потеряет сделку, его приверженность обучению в долгосрочной перспективе приведет к более высоким показателям продаж и расширению его навыков.

3. Приоритет ценности, а не рутины

Бизнес-обзоры, которые регулярно проводятся для партнеров, не гарантируют лояльность клиентов. Если встречи формальные, не несут ценности живого, убедительного общения и не помогают в достижении целей, они лишь отнимают драгоценное время.

То же самое касается и сотрудников. Необязательно встречаться постоянно, но важно, чтобы каждая встреча была тщательно подготовлена с четкой целью, продуманной повесткой дня и возможностями для развития, будь то игры для офиса, упражнения или подсказки.

Руководителям не стоит стесняться делать встречи обязательными, если они уверены в их ценности. Подчеркните преимущества встречи, составив список. Что получат участники? Смогут ли они наладить сотрудничество с коллегами? Улучшить свои коммуникативные навыки?

Напомните, как встреча поможет им достичь целей, решить проблемы или сделать работу более эффективной (и приятной).

4. Тщательная подготовка – залог успеха

Итак, вы определили вескую причину для встречи, и участники четко понимают ее ценность. Теперь ваша задача – реализовать эту цель на самом собрании.

Эффективные встречи не ограничиваются лекциями или бессистемным обсуждением. Они заряжают энергией и вовлекают участников. Используйте видео, статьи, упражнения и контрольные списки, чтобы сделать встречу динамичной и продуктивной.

Лидерам необходимо тщательно подготовиться к проведению встречи. Сделайте ее похожей на футбольную тренировку или урок рисования. Планируйте мероприятия, которые помогут людям встать со своих мест и применить свои навыки. Проведите соревновательную ролевую игру, попросите участников дать вам конструктивную критику, пригласите по телефону своего лучшего сотрудника или возьмитесь за глину, чтобы создать новое видение будущего.

Мы научились ненавидеть встречи, потому что они стали олицетворением наших рабочих страхов и неуверенности: нам кажется, что мы теряем время, чувствуем неуважение и не видим связи с чем-то важным. Решение проблемы не в отмене встреч, а в их преобразовании: сделайте их интересными, безопасными для экспериментов, дайте людям возможность узнать что-то новое и ценное.