Сотрудники «после пятидесяти» и работа в онлайне

Люди в возрасте сталкиваются с трудностями на работе из-за того, что не умеют пользоваться компьютерными технологиями. Техноэйджизм создает им проблемы и отражается на результативности всей команды.

Цифровое неравенство

Те сотрудники, кто преодолел 50-летний рубеж, втрое отстают от молодых коллег в освоении профессиональных программ, а их цифровая грамотность вполовину ниже. К такому выводу пришли в совместных исследованиях госуниверситеты Санкт-Петербурга и Беларуси.

Феномен цифрового неравенства назвали «Техноэйджизмом». Его суть заключается в социокультурном прессинге на старшее поколение из-за отставания в восприятии цифровых технологий.

Почему нужно помогать старшим

Молодые сотрудники легко разбирающиеся в технологических новшествах нередко задаются вопросом: «С чего мне помогать старшим членам команды? Пусть о них заботится руководство». Такая позиция вполне закономерна и понятна с юридической стороны.

Но также существуют принципы морали, на которых строится любое профессиональное сообщество, где все вместе «плывут в одном корабле». И когда кто-то из команды не успевает выполнить свою работу вовремя, его отставание замедляет общий ход проекта.

Па́дающая продуктивность и мотивация персонала не только вредит доходам компании в целом, но и отражается на зарплате команды, так как сорванные сроки ведут к невыплате премии. И потому всем сотрудникам приходится быть заинтересованными в оказании помощи старшим коллегам.

Более того, когда человек обучает другого, он подвергает переосмыслению свои теоретические знания и практические умения, а его авторитет в коллективе повышается. Также это дает прекрасную возможность преодолеть досадный «синдром самозванца» и приблизиться к повышению.

Как помочь старшим коллегам освоиться в онлайне

1. Воспользуйтесь общим чатом или соцсетями компании, чтобы поинтересоваться, кому нужна помощь.

Немолодые коллеги из-за стеснительности порой скрывают, что испытывают трудности. Постарайтесь определить, кому из них требуется поддержка. Вы можете отправить сообщение в чате, или лично подойти с вопросом к человеку.

Составьте список, проранжируйте тех, кому больше всего нужна помощь. Узнайте, какие препятствия осложняют работу и вызывают непонимание, чтобы выстроить траекторию их совместного преодоления.

2. Обучите работать в онлайн-сервисах.

Сделайте несложное видео и покажите сотрудникам демоверсию той программы, в которой работает персонал вашей компании, например, «Битрикс 24». Включите туда демонстрацию экрана, объясните, как действуют базовые опции.

И хотя такое обучение, в общем-то, должно организовать руководство компании, нередко этого не происходит, и сотрудникам приходится самим разбираться в обновлениях. В такой ситуации остается рассчитывать лишь на эмоциональный интеллект и помощь коллег.

Спросите у сотрудника о его ежедневных задачах и отталкиваясь от них, обучите его работать с базовыми функциями в паре-тройке самых простых сервисов. Для начала этим вполне можно обойтись.

Ниже приводим список самых популярных сервисов в онлайне, которые можно предложить сотрудникам старшего возраста для освоения:

• Телемост от Яндекса. Видеосервис в браузере позволяет работать над задачами совместно с коллегами, которые могут находиться на любом конце земного шара.
• VK Звонки. Платформа для видеозвонков, которой можно бесплатно пользоваться на смартфоне, ноутбуке или стационарном компьютере.
• Bitrix24. Один из самых востребованных бизнес-инструментов (CRM). Удобно работать с документами, постановкой задач.
• Kaiten. Сервис с простым интерфейсом помогает в организации совместной командной работы. Можно ставить задачи, распределять работу и контролировать выполнение проектов.
• Weeek. Платформа с несколькими объединенными сервисами (таск/канбан/календарь/напоминания и др.). Идеальна для задач и проектов. Комфортна для самых «не продвинутых» пользователей ПК.
• Яндекс Диск. Веб-сервис для работы с документами с разных интернет-устройств — удобно, просто, структурированно.

3. Важность планирования. Расскажите о нем сотрудникам.

На работу настроиться проще, когда ты находишься в офисе. Здесь деловой ритм задается утренними ритуалами — поездкой, подготовкой к работе, планерками в кабинете босса. Все это мотивирует, разграничивает время последовательно, настраивает на рабочий процесс.

А вот дома намного сложнее сконцентрироваться на производственных задачах и приступить к работе, особенно если отсутствуют самодисциплина и организованность.

Важно. Расскажите сотрудникам про свой личный режим дня, предложите полезные книги по этой тематике, поделитесь с коллегами собственными наработками и опытом, который может им пригодиться.

Порекомендуйте несколько общих принципов из тайм-менеджмента. Расскажите, например, как важно организовать пространство для работы там, где никто не помешает. Лучше, если это будет отдельная комната со столом. Входить и приступать к работе нужно обязательно как в офисе — в одно и то же время.

Посоветуйте с вечера планировать завтрашние задачи и составлять перечень дел, которые нужно будет выполнить. Важно установить время для выполнения каждой задачи. И не забыть спланировать обеденный и другие перерывы.

Следует изменить на беззвучный режим настройки уведомлений в тех соцсетях и мессенджерах, где нет рабочей переписки. Это помогает избежать соблазна отложить работу на потом. Можно использовать таймеры при выполнении задач и устанавливать время, за которое нужно разобраться с вопросом. Это поможет сосредоточиться на задаче и не отвлекаться на мелочи.

Для работы с цифровыми инструментами можно использовать мобильные приложения, такие как Doodle, Calendly, и Toggl, чтобы развивать свои навыки в области тайм-менеджмента.

4. На созвон и переписку отведите определенные часы.

«Примерьте» роль консультанта из службы поддержки и предложите подчиненным обращаться к вам за помощью в определенное время, чтобы у вас установилась обратная связь. Скажите, что готовы отвечать на звонки или консультировать в чате трижды в неделю по вечерам, например, с 17 до 19.

Важно. Необходимо, чтобы вы уточнили, что ваше участие — одноразовая акция и вы можете помочь только с отдельными вопросами. Такими, как загрузка документов на сайт или заполнение таблицы с отчетом.

Если вы из тех, кто не умеет говорить «нет» и не можете отказать коллегам, поступайте следующим образом:

• Четко очертите границы задач, по которым вы готовы консультировать, и укажите, какого рода помощь вы можете предоставить. Если же сослуживец обратился в неподходящее время или злоупотребляет вашим вниманием, объясните прямо, что у вас много собственной работы и вы не можете долго отвлекаться на его дела.
• Взвесьте, стоит ли говорить «да» и взамен получать стресс, терять часы личного времени, которое могли бы потратить на свое здоровье или другие, более важные дела. Нужно ли вам жертвовать всем этим для кого-то другого?
• Займитесь саморефлексией: ответьте себе, откуда у вас берется чувство вины, боязнь отказать и получить в ответ неприязнь сотрудников в своем коллективе.

Когда вы все это проанализируете и найдете причины, вы начнете увереннее говорить «нет».

Важно. Не забывайте, что помогать другим — ваша добрая воля, но не обязанность. Вы можете организовать процесс так, как считаете нужным. Если за коллегу выполнять всю его работу, он никогда не научится самостоятельности. Выдайте ему все необходимые инструменты и рекомендации, но не выполняйте работу за него.

5. Формулируйте понятные задачи.

Начните с того, что вам нужно четко сформулировать цель. Например, «сформировать отчет в электронном виде и разместить его в облаке».

Потом примерьте на себя действия, которые подчиненному придется выполнить. Если он никогда не работал на компьютере, опишите ему каждый шаг: создание файла, внесение информации, сохранение на компьютере, открытие облачного хранилища, поиск нужного раздела, нажатие на кнопку загрузки документа и т. д.

Используйте декомпозицию: разделите выполнение большой задачи на несколько более мелких этапов. Каждый из них должен заканчиваться определенным результатом. Например, после первого этапа сотрудник должен показать отчет, составленный на компьютере, после второго — документ, размещенный в облачном хранилище.

Справка. Декомпозиция задачи — разделение ее на более мелкие и понятные части. Декомпозиция — один из основных инструментов тайм-менеджмента, она помогает разбить сложные задачи на более простые и понятные.

Выполняя декомпозицию, учитывайте уровень владения технологиями каждого члена команды. Некоторые могут испытывать трудности даже при работе в Microsoft Word и Excel.

Не требуйте от сотрудников, которые только начинают работать в онлайн-формате, выполнения работы в ограниченные сроки. Сначала поручайте им несложные задачи, а усложненные и привязанные ко времени оставляйте для более опытных коллег.

6. Предложите хорошие курсы и обучающие видео.

Чтобы было проще понять, как работать на различных электронных платформах, предоставьте сотрудникам старшего возраста доступный алгоритм, а еще лучше, предложите курсы, где можно всему этому обучиться.

И хотя в сети сейчас огромное количество статей и видеороликов, далеко не все материалы могут быть понятными старшему поколению. Вы можете помочь с выбором самых простых и результативных, дающих реальные навыки.

Вот некоторые ресурсы, которые могут быть полезны:

• «Азбука Интернета» от Ростелекома и Пенсионного фонда РФ — бесплатный курс обучения компьютерной грамотности для людей старшего возраста. Он включает в себя онлайн-уроки и учебник, который можно скачать на свой компьютер.

• «Неумека» — это авторский курс, который поможет освоить основные программы, такие как Windows, Word, Paint, Excel и Skype.

• Pcgramota.com — на этом портале можно найти короткие видеоуроки по различным темам, связанным с компьютерной грамотностью.

• Zaprosto-internet.ru — этот сайт также предлагает обучающие материалы по компьютерной грамотности и работе с различными программами.

7. Важны поддержка и мотивация — поделитесь ими с подчиненными.

Чтобы помочь пожилым людям адаптироваться к онлайн-формату, сто́ит использовать корпоративное обучение и следующие методы:

Поощряйте их достижения: отмечайте каждое небольшое достижение, это поможет повысить мотивацию и улучшить настроение.

1. Поощряйте их достижения: отмечайте каждое небольшое достижение, это поможет повысить мотивацию и улучшить настроение.
2. Предлагайте материальные стимулы: поощряйте успехи сотрудников небольшими подарками или премиями.
3. Поддерживайте общение: регулярно общайтесь с коллегами в видеочатах или через мессенджеры, чтобы они не чувствовали себя одинокими.
4. Демонстрируйте преимущества онлайн-формата: покажите, что использование онлайн-платформ делает работу более удобной и эффективной.
5. Будьте готовы к переменам: переход на онлайн-формат неизбежен во многих компаниях, поэтому сотрудникам всех возрастов нужно быть готовыми к виртуальному общению с коллегами.
6. Оказывайте поддержку: пожилым людям может быть сложнее освоить новые технологии, поэтому поддержка со стороны более молодых и опытных коллег будет для них очень важна.