Создание корпоративного университета: что сделать до выбора ИТ-системы?

В статье:

• Согласование команды, результатов и сроков
• Создание профилей компетенций для каждой должности
• Проработка карьерных треков
• Создание контента
• Внедрение системы оценки персонала
• Тестирование оценки и системы развития 
• Оцифровывание корпоративного университета

Большинство крупных компаний в процессе своего развития сталкиваются с необходимостью обучения и дальнейшего развития сотрудников. При этом большинство руководителей начинают решать задачу с поиска готовой системы управления обучением (LMS). Складывается впечатление, что разработчики LMS продумали все нюансы и обо всем позаботились. Соответственно, можно приобрести упакованный продукт и приступить к его наполнению необходимым контентом. Однако зачастую это не совсем так.

Можно купить безупречную LMS для корпоративного университета, которая при более пристальном изучении отправится на полную переработку, потому как не способна решить актуальные задачи бизнеса. Компании и крупные корпорации ежегодно вынуждены тратить на подобные реконструкции колоссальные суммы денег. Однако финансовые траты не являются самым негативным фактором. Намного хуже тот факт, что команды специалистов, запускающих подобные проекты, и непосредственно пользователи систем получают сильнейшее разочарование в корпоративных университетах в принципе.

Чтобы система управления обучением действительно приносила ощутимую пользу, к ее внедрению стоит тщательно подготовиться.

Шаг N°1. Согласование команды, результатов и сроков

Любой значимый для компании проект начинается с предпроектной подготовки, которой стоит уделить достаточно много времени и внимания. Результатом этой работы должен являться устав проекта — документ, в котором четко проработаны и согласованы следующие вопросы:

Цели

Для достижения каких целей компании необходимо внедрение внутренней системы обучения? По каким показателям можно определить эффективность корпоративного университета и успешность проекта по его внедрению? Для получения ответа на эти вопросы достаточно четко прописать измеряемые количественные и качественные показатели. Как поставленные перед корпоративным университетом цели соотносятся с общей стратегией компании? 

Также перед внедрением внутренней системы обучения руководство должно определиться со следующими нюансами:

• на какую аудиторию рассчитана новая система — для этого сотрудников компании делят на сегменты по определенным признакам, например, стаж работы, образование, отдел или специальность;
• как будет происходить взаимодействие пользователей с LMS — в некоторых случаях существует необходимость обеспечения доступа к обучающей платформе с планшета или мобильного телефона;
• какой срок отводится на полное завершение проекта и насколько он реален.

При расчете реальных сроков реализации проекта по созданию корпоративного университета следует учитывать не сумму затрачиваемого на каждый шаг времени, ведь решение некоторых задач можно производить параллельно. Если офисы компании находятся в разных часовых поясах, то следует озаботиться подключением круглосуточной технической поддержки.

Расчет экономической выгоды

Немаловажный вопрос, интересующий практически каждого руководителя, — каким образом будут окупаться затраты на внедрение проекта? При расчете выгоды от корпоративного университета следует одновременно учитывать целый ряд факторов:

• скорость поиска сотрудников, обладающих нужной квалификацией для решения поставленных задач;
• ускоренная адаптация новых работников;
• повышение квалификации;
• устранение пробелов в компетенции.

Выгода представляет собой разницу затрат или доходов компании при анализе текущих и планируемых HR-показателей. Просчитать этот параметр необходимо в переводе на финансы.

Команда

Назначение руководителя проектом также имеет немаловажное значение. Назначенный на эту должность сотрудник должен обладать определенной компетенцией в сфере HR, проектного менеджмента и ИТ. Чтобы корпоративный университет был максимально ориентирован на сотрудников компании, во главе него лучше всего ставить эйчара. Если же специалисту не хватает каких-либо знаний и навыков, то нарастить их можно непосредственно в процессе работы над проектом.

Риски

С какими рисками можно столкнуться на пути к внедрению корпоративного университета? В большинстве случаев любые сбои и препятствия на пути создания внутренней системы обучения обусловлены внешними, внутренними и человеческими факторами. К внешним помехам можно отнести актуальность проекта и его сезонность. Внутренними препятствиями обычно оказываются корпоративные устои, консервативность сотрудников или руководства, которые не готовы к изменениям, отсутствие гибкости в бизнес-процессах. Также в качестве рисков могут выступать такие человеческие факторы, как больничные, отпуска или допущенные командой ошибки.

Еще до начала внедрения корпоративного университета в компании можно снизить риски за счет согласования графика отпусков и проведения PR-компании по продвижения новой системы.

Шаг N°2. Создание профилей компетенций для каждой должности

Перед назначением людей на должности в корпоративном университете важно тщательно продумать, какими навыками и поведенческими особенностями каждый из них должен обладать. Также немаловажное значение имеет уровень их проявления, предполагающий под собой степень владения компетенцией.

Например, профиль компетенций для человека, занимающего должность руководителя ИТ-проектов, должен включать в себя:

• знание основных бизнес-процессов и особенностей ИТ-продукта компании;
• навыки ведения проектов согласно нескольким методикам, включая scrum и agile;
• владение тайм-менеджментом;
• опыт управления командой.

Среди личностных особенностей для этой же должности можно выделить лидерство, гибкость и убедительность.

Составление четких профилей каждой новой должности необходимо для того, чтобы сотрудники, желающие их занять, могли сравнить свои навыки и компетенции с требуемыми.

Шаг N°3. Проработка карьерных треков

Для поднятия мотивации в коллективе важно четко прописать вертикальные и горизонтальные векторы дальнейшего развития сотрудников:

• горизонтальные — в пределах определенной должности (например, от junior до senior), а также между разными отделами, но в пределах определенной ступени иерархии;
• вертикальные — движение по карьерной лестнице по направлению к руководящим позициям.

Практика крупных компаний показывает, что четкая разработка горизонтальных треков существенно снижает текучку ведущих менеджеров, которым удалось достигнуть вершины в занимаемой должности.

Шаг N°4. Создание контента

Подходя к этому этапу проект по созданию и внедрению корпоративного университета, уже имеется четкий «скелет», на который осталось нарастить «тело» — учебные материалы.

Специалисты выделяют следующие виды обучающего контента:

• онлайн-курсы — должны включать в себя не только учебный материал, но и обязательные поэтапные или же финальные тесты, которые помогут оценить уровень усвоения предложенного материала сотрудником;
• офлайн-обучение — может предполагать проведение воркшопов  или тренингов;
• стажировка на внутрикорпоративных проектах — может быть реализована посредством принятия открытых заявок или же привлечения менторов;
• наставничество — предполагает публикацию списка менторов внутри компании и отдельных отделов с четкой памяткой по правилам и рекомендациям в общении с наставниками;
• индивидуальное развитие — может включать в себя множество взаимодействий и путей к саморазвитию, например, участие в тематических конференциях или неформальные коммуникации развивающего характера.

Немаловажное значение для эффективности корпоративного университета имеет наличие внутренней библиотеки или базы знаний. Этот раздел должен содержать как внутреннюю документацию компании, например, памятки для сотрудников, чек-листы, регламенты, так и полезные для саморазвития книги.

Шаг N°5. Внедрение системы оценки персонала

Занимаясь подготовкой контента для корпоративного университета, стоит параллельно начать проведение оценки персонала. Такие действия помогут определить начальный набор компетенций и навыков у сотрудников, а также актуальный уровень их проявления.

Шаг N°6. Тестирование оценки и системы развития 

Любой проект, находящийся на финальной стадии сборки, нуждается в тестировании. Чтобы проверить функциональность корпоративного университета, достаточно собрать фокус-группу. Для получения максимально информативных результатов к тестированию следует привлечь сотрудников, которые занимают разные должности и ступени карьерной лестницы. Тестировщики должны обладать разным уровнем компетенций и владения определенными навыками.

Предварительно опробованная система внутреннего обучения поможет свести к минимуму риск возникновения массового недовольства пользователей при масштабном запуске.

Шаг N°7. Оцифровывание корпоративного университета

Пройдя все описанные выше этапы предпроектной подготовки, компания получает на 70% сформированное ТЗ для запуска корпоративного университета. На этом этапе руководство может приступать к подбору LMS и ведению переговоров с поставщиками, точно оценивая бюджет и сроки внедрения проекта.

Многие руководители компаний задаются вполне логичным вопросом: сколько времени требуется на подготовку к созданию корпоративного университета? Однозначного ответа вы не найдете, ведь сроки во многом зависят от уровня проработанности бизнес-процессов. Например, для компаний по предоставлению услуг в сфере интернет-маркетинга, имеющих штат более 800 сотрудников, подготовительный этап может занимать около полугода. Однако лучше несколько месяцев потратить на предпроектную подготовку, чем это же время уделить переделке LMS с увеличением бюджета.